Adviezen opstarten activiteiten tijdens Corona crisis

Nieuwsbericht 14 mei 2020

Opstarten van de activiteiten tijdens de corona crisis adviezen vanuit de Raad van Beheer

Via onze digitale nieuwsbrief Raadar, diverse ledenmailingen en onze Facebookpagina proberen wij u zo goed en adequaat mogelijk te informeren omtrent de landelijke ontwikkelingen rondom de uitbraak van het Corona virus in Nederland en de daar aan verbonden gevolgen voor uw en onze activiteiten. Let wel: onze richtlijnen zijn adviezen. De uiteindelijke beslissing hoe vorm en inhoud te geven aan bepaalde adviezen is de verantwoordelijkheid van het bestuur van uw vereniging. Daar waar de Raad van Beheer een formele toestemming dient te geven voor een evenement zijn de voorwaarden die wij hier aan verbinden ondersteunend bij de uitvoering. De landelijke overheids-richtlijnen en wettelijke bepalingen staan altijd boven onze verenigingsregels en adviezen.

Naar aanleiding van enkele berichten vanuit de lokale kynologie omtrent de rol van de Raad van Beheer bij de ondersteuning van de lokale kynologie geven wij graag de navolgende reactie. De rol en functie van de Raad van Beheer in samenwerking met de lokale kynologie is al vele jaren een punt van aandacht en bespreekpunt. Een collectief gedragen beleid is tot op heden nog niet tot stand gekomen. Helaas hebben wij de geplande beleidssessie en dag voor de lokale kynologie, die gepland stond voor begin februari 2020 vanwege gebrek aan belangstelling moeten annuleren. Vanuit de mogelijkheden die onze vereniging heeft hopen wij in de nabije toekomst tot een duidelijke beleidslijn en collectieve en breed gedragen visie te kunnen komen, die de verwachtingen van de lokale kynologie en de totale kynologie op een juiste wijze vorm en inhoud weten te geven. Zodat er een goede afstemming kan plaatsvinden, tussen de lokale verenigingen, bestuur Raad van Beheer en de gewenste support vanuit onze organisatie. Er zal dan ook duidelijkheid moeten ontstaan in het organisatie- en bedrijfskundige model rondom de lokale kynologie binnen onze vereniging. De uiteindelijke beleidsvisie zal dan ook via de AV moeten worden geformaliseerd.

Voor de hieronder gegeven adviezen omtrent het opstarten van activiteiten voor al onze aangesloten verenigingen en totale achterban, hebben wij gebruik gemaakt van de informatie van het RIVM / overheid, de corona checklist van de NOC – NSF en onze commissies. De vragen en antwoorden zijn aangevuld met vragen en voorbeelden die leven onder onze leden en deelnemers. Tevens verwijzen wij naar bijgesloten schema met het 5 stappenplan wat doorloopt tot 1 september a.s.. De termijnen in het stappenplan kunnen tussentijds veranderen. Houd u de landelijke website van de overheid en het RIVM in de gaten.

 

1. Welke activiteiten in mijn vereniging mogen/kunnen weer plaatsvinden?
In de meest recente Noodverordening COVID-19 (van 9 april 2020), die in heel Nederland door de verschillende veiligheidsregio's is uitgevaardigd, staat dat onder het begrip 'evenement' onder andere 'wedstrijden' moeten worden verstaan.
Ook het begrip 'samenkomst' wordt omschreven. Daaronder vallen bijeenkomsten in voor het publiek openstaande gebouwen en daarbij behorende erven, alsmede in vaartuigen, en samenkomsten buiten de publieke ruimte.

a) Bestuurs- en ledenvergaderingen
Bestuurs- en ledenvergaderingen zijn mogelijk (noodwet Covid-19) mits aan twee voorwaarden wordt voldaan:
• Er zullen niet meer dan 100 personen aanwezig zijn;
• De aanwezigen zullen te allen tijde ten minste 1,5 meter afstand houden tot de dichtstbijzijnde persoon.

De wetgever heeft twee belangrijke versoepelingen ingevoerd:
• Normaal gesproken mag een vereniging alleen via elektronische weg vergaderen als dit expliciet in de statuten is opgenomen. Nu is het mogelijk om een ALV toch digitaal te houden, zonder dat dit in de statuten geregeld is. De voorwaarden zijn dat de vergadering digitaal voor de leden te volgen is en tot uiterlijk 72 uur van te voren zijn de leden in de gelegenheid om schriftelijk of elektronisch vragen te stellen over de agendapunten;
• Uitstel ten aanzien van de jaarstukken mag normaal alleen door de ALV verleend worden. Nu heeft het bestuur het recht de termijn met 4 maanden te verlengen.

b) Trainingen/ sporten (Agility, Flyball, FCI Obedience etc.) jacht/ waterwerk/ werken met honden/ windhondenrennen
Volwassenen mogen vanaf 11 mei hun sporttrainingen in teamverband op de club en in de openbare ruimte hervatten, er moet dan 1,5 meter afstand worden gehouden. Daarnaast moeten de hygiëneregels van het RIVM in acht worden genomen.
Let op, kleedruimtes en kantines blijven gesloten. Zie voor meer informatie ook bovenstaande link van de rijksoverheid.

Voor de jachthondentraining zijn door ORWEJA onderstaande randvoorwaarden geformuleerd, die zeer wel ook door andere disciplines binnen de hondensport gevolgd zouden kunnen worden:
• Dat opleiders en voorjagers zich volledig houden aan de gegeven richtlijnen van de regering en het RIVM
• Dat men werkt in kleine groepen
• Dat de afstand van 1,5 m t.o.v. elkaar wordt gerespecteerd
• Dat zoveel mogelijk gewerkt wordt met eigen trainingsmateriaal ( dummy’s, etc.)
• Dat de voorjager handschoenen draagt en een flesje desinfecterende gel bij zich heeft.
Zie verder in dit stuk: Wat moet ik als vereniging regelen wanneer (een gedeelte van) mijn leden weer mag deelnemen aan activiteiten?

c) Competities, wedstrijden, proeven en exposities

Evenementen zijn in beginsel door de rijksoverheid verboden tot 1 september 2020. Evenementen die onder auspiciën van de Raad van Beheer vallen en waarvoor toestemming nodig is van de Raad van Beheer mogen dus volgens de huidige richtlijnen tot 1 september 2020 geen doorgang vinden. Dit geldt voor binnen en buitenevenementen. Zie ook de berichtgeving hierover van het kabinet/RIVM: https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/coronavirus-covid19/openbaar-en-dagelijks-leven/sport.

Zodra het beleid en de richtlijnen bekend zijn voor het organiseren van evenementen alsmede samenkomsten waarbij meer dan 100 personen aanwezig zijn, zullen wij gezamenlijk moeten bepalen hoe vorm en inhoud te kunnen gaan geven aan de mogelijke organisatie van deze evenementen en samenkomsten in Nederland.

Zoals de situatie nu is lijkt het mogelijk te worden dat onder auspiciën van de Commissie Werkhonden vanaf 1 september a.s. onder voorwaarden weer examens en wedstrijden plaats kunnen vinden. Ook daarbij zullen specifieke voorwaarden gelden gericht op het voorkomen van verspreiding van het virus. Denk daarbij o.a. aan het uitsluitend buiten plaats laten vinden (dus gebouwen blijven gesloten), geen toeschouwers toelaten en werken met eigen materiaal.

Voor de jachthonden geldt dat ORWEJA de jachthondenproeven voor het hele jaar 2020 heeft moeten schrappen, omdat de risico’s bij de doorgaans zeer grote aantallen honden die aan deze proeven deelnemen te groot werden geacht.

Voor de veldwedstrijden geldt een andere situatie. Daaraan nemen veel kleinere aantallen honden deel en het lijkt heel goed mogelijk om zodanige maatregelen te treffen dat deze veldwedstrijden geen onaanvaardbare risico’s met zich mee brengen in het kader van de verspreiding van het virus. De (veld-)wedstrijden die gepland waren of in de planning stonden voor 1 september 2020 zijn weliswaar allemaal komen te vervallen. Echter naar het zich laat aanzien is het zeer wel denkbaar dat vanaf 1 september a.s. veldwedstrijden georganiseerd kunnen worden. Wellicht zelfs vanaf een eerdere datum, indien en voor zover het overheidsbeleid dat mogelijk maakt. Hierover zal door ORWEJA nog nader advies worden uitgebracht.

d) Regionale Clubmatch (CM) en Kampioenschapsclubmatch (KCM) na 1 september
De Raad van Beheer zal voor de CM’s / KCM’s die na 1 september plaatsvinden onder voorwaarden toestemming geven. Uiteraard dient er dan voldaan te worden aan de dan geldende maatregelen opgesteld vanuit de RIVM/overheid.

e) Hondententoonstellingen in Nederland na 1 september
Het is momenteel nog onzeker of en zo ja hoe de organisatie van grote evenementen na 1 september 2020 in Nederland georganiseerd mogen worden.
Het is nu nog niet bekend of de dan actuele richtlijnen en regels voldoende mogelijkheden bieden om op een verantwoorde wijze een hondententoonstelling te organiseren.
Wij kunnen pas na het bekend worden van deze regels beoordelen of de TGVN’s hier aan kunnen voldoen én op een wijze die recht doet aan kwaliteit die de TGVN’s in Nederland door de jaren heen hebben neergezet. De uiteindelijke beslissing om de shows wél of niet te organiseren, is mede van bovenstaande inzichten afhankelijk.

f) Examens VKK en Landelijk (her)examen BFH / KK1
Het Landelijk (her)examen BFH & KK1 op 13 juni 2020 bij de Camp in Woudenberg is komen te vervallen. Het volgende examen zal indien mogelijk op 24 oktober 2020 plaatsvinden.

Examens VKK: er zal voor september 2020 geen examen datum ingepland gaan worden. De examenkandidaten zijn geïnformeerd en wij hopen in juli weer te kunnen gaan werken aan een examenschema voor het najaar van 2020.

g) Opleidingen op KC’s
Veel KC’s hebben de opleiding BFH online ingezet. Omdat kantines etc. nog gesloten moeten blijven is het onduidelijk wanneer examens weer mogelijk zijn. Wanneer dit het geval is zullen de lokale examens zo snel als mogelijk weer georganiseerd kunnen worden.

h) Rasexamens
Vanaf juli zullen wij bezien of én zo ja op welke wijze wij rasexamens in aangepaste vorm weer kunnen laten plaatsvinden. Wij zijn in overleg met alle hierbij betrokken partijen.

 

2. Aankeuringen: mogen wij een aankeuring organiseren waarbij onze clubfokkers en leden de benodigde kwalificaties kunnen behalen om te mogen fokken?
Als u voldoet aan de richtlijnen van RIVM/overheid kunt u vanaf 1 juni a.s. aankeuringen verrichten. Voor deze aankeuringen geldt dan dat er niet meer dan 30 personen (inclusief organisatie en keurmeesters) aanwezig mogen zijn. Er dienen twee erkende raskeurmeesters te worden uitgenodigd die de aankeuring zullen verrichten. Van de aangekeurde honden wordt een keurverslag opgesteld en wordt een kwalificatie toebedeeld. De uitslagen van deze aankeuring gelden dan als een formele keuring ter vervanging van een reguliere keuring op een clubmatch of tentoonstelling. Mocht uw vereniging al een aankeuringsprocedure hebben dan is de gebruikelijke procedure van toepassing. Zowel voor de voorbrenger van de hond als ook voor de keurmeester geldt de 1,5 m afstandsrichtlijn. Mocht voor bepaalde rassen deze afstand niet te realiseren zijn dan adviseren wij het gebruik van een mondkapje voor zowel de officials als de deelnemer. De verdere maatregelen dienen genomen te worden zoals de landelijke en of plaatselijke overheid deze voorschrijft.

 

3. Inschrijven geïmporteerde honden in het Nederlands Hondenstamboek (NHSB)
Honden geïmporteerd uit het buitenland, die voldoen aan de 15 wekenregeling en de overige landelijke wetgeving, worden zoals gebruikelijk indien gewenst ingeschreven in het NHSB. Deze situatie is ongewijzigd.

 

4. ECVO onderzoeken worden voorzichtig opgestart
Nu er versoepelingen zijn van de corona maatregelen, hebben ook de ECVO oogartsen besloten voorzichtig de ECVO oogonderzoeken te hervatten, uiteraard wel onder de nodige voorwaarden. Bij het ECVO screenings onderzoek zal er rekening gehouden moeten worden met de algemeen geldende regels, zoals de uitgebreide hygiënemaatregelen, het 1.5 m afstand bewaren en het beperken van het aantal contacten.
Dit betekent dat het ECVO-oogonderzoek onder voorwaarden zal worden uitgevoerd. Afhankelijk van de ruimtelijke en personele mogelijkheden van de diverse klinieken, waar het ECVO-onderzoek wordt uitgevoerd, kunnen de beperkende maatregelen en de datum waarop de onderzoeken worden hervat verschillen. De betreffende kliniek zal u van deze coronamaatregelen en -beperkingen op de hoogte stellen.
U zult begrijpen dat door deze maatregelen het nog niet mogelijk is om het “normale” aantal ECVO-oogonderzoeken uit te voeren. Dit betekent dat we u vragen om kritisch te kijken welk oogonderzoek nodig is en welk oogonderzoek nog kan wachten. Hoe beter we de voorzichtige start laten verlopen, hoe sneller het aantal ECVO-oogonderzoeken weer verhoogd kunnenworden. Want ook de ECVO artsen hopen u zo snel mogelijk weer normaal van dienst te kunnen zijn!
De tijdelijke ontheffingsmaatregel rondom de geldigheid van het ECVO onderzoek is voorlopig nog van toepassing.

 

5. Komen wij als vereniging in aanmerking voor het steunpakket dat vanuit de overheid via de landelijke gemeenten geregeld wordt? Informeer bij uw gemeente of uw vereniging hiervoor in aanmerking komt. Meer informatie hierover vindt u tevens in deze link.

 

6. De vereisten voor het aanvragen van de Tegemoetkoming Ondernemers Getroffen Sectoren (TOGS)
De tegemoetkoming is bedoeld voor die MKB-bedrijven/stichtingen en verenigingen die schade lijden door noodgedwongen sluiting, de inperking van bijeenkomsten en/of het negatieve reisadvies.
Of de lokale Kynologenclubs/ verenigingen hiervoor in aanmerking komen, zal afhangen of er wordt voldaan aan de volgende voorwaarden: (Let op: aan alle voorwaarden moet worden voldaan)

- Er is sprake van een omzetverlies over de periode 16 maart 2020 t/m 15 juni 2020 van minimaal € 4.000, en
- u verklaart in de periode van 16 maart 2020 t/m 15 juni 2020, op de hoofd- of nevenactiviteit waarvoor u een aanvraag doet, ten minste € 4.000 aan vaste lasten te verwachten. Ook na gebruik van andere door de overheid beschikbaar gestelde steunmaatregelen, en
- de vereniging/club moet op 15 maart 2020 zijn ingeschreven in de KVK met een van de benoemde SBI codes als hoofd- of nevenactiviteit; zie ook hier.

Op de website van RVO vindt u een adviestool waarmee een vereniging/club zelf kan beoordelen of ze in aanmerking komen voor de TOGS. Klik hier. 
De tegemoetkoming kan aangevraagd worden tot en met vrijdag 26 juni 2020. Dit kan alleen online.

Indien er aan de voorwaarden wordt voldaan kan de TOGS op de volgende website aangevraagd worden: klik hier.

Onderstaand een checklist met de benodigde gegevens;
1) een eHerkenningsmiddel niveau 1 (of hoger) of DigiD;
2) het KVK-nummer (let op: niet het vestigingsnummer/RSIN);
3) de SBI-code waarmee u aanspraak kunt maken op de regeling;
4) het bankrekeningnummer
Meer informatie inzake het aanvragen van de TOGS kan je vinden op de volgende website: klik hier

 

7. Uitstel- of verlaging van de huur
Huurt u uw accommodatie en/of trainingsterrein van bijvoorbeeld de gemeente en komt u in financiële problemen, doordat uw inkomsten weg zijn gevallen doch de vaste lasten wel doorlopen, treedt dan in overleg met uw verhuurder om in aanmerking te komen voor een huurverlaging, kwijtschelding of op zijn minst een opschorting van de huurbetaling.

 

8. Ledenafdracht aan de Raad van Beheer
Het inventariseren van het aantal leden van uw vereniging zal door onze afdeling zoals gebruikelijk plaatsvinden. Mocht de betaling van de ledenafdracht aan de Raad van Beheer op dit moment voor uw vereniging voor financiële problemen zorgen dan kunnen wij de betaling opschorten tot 30 november 2020. Voor de uiteindelijke betaling van de afdracht kunt u tot 15 juni 2020 uitstel aanvragen via financien@raadvanbeheer.nl.

 

9. Wat moet ik als vereniging regelen wanneer (een gedeelte van) mijn leden weer mag deelnemen aan activiteiten?
Vanaf 11 mei 2020 mogen volwassenen hun sporttrainingen in teamverband weer hervatten, mits er aan de richtlijnen van het RIVM wordt voldaan.

a) Treedt in contact met uw gemeente
De gemeente bepaalt wanneer de accommodatie waar u wil gaan trainen/lesgeven weer open gaat voor cursisten en welke voorwaarden daaraan gesteld worden. Hetzelfde geldt voor het gebruik van de openbare ruimtes.

b) Stel een plan op
Hierin zitten onder meer de volgende aandachtspunten:

• Indien iemand, instructeur, bestuurslid of cursist niet fit is moet deze thuis blijven.
• Vraag de cursisten actief en voorafgaand aan de training, activiteit of ze zich gezond en goed voelen.
• De 1,5 meter afstand (2 armlengtes) tussen twee personen blijft gelden. Dit betekent ook dat er geen contact is tussen instructeur en cursist, daarom zullen een aantal oefeningen niet plaats kunnen vinden.
• Veiligheid en hygiëne voor deelnemers, instructeurs, begeleiders en vrijwilligers moet altijd voorop staan.
• Wat moet ik regelen op de accommodatie voor deelnemers, instructeurs, begeleiders en vrijwilligers.
• Wat moet ik regelen m.b.t. het “handhaven van de regels” en de routing, zie verder ook punt d. hieronder.
• Welke regels gelden er voor het gebruik/opbouw van materialen en toestellen. Indien mogelijk zoveel mogelijk eigen materialen gebruiken. Bij opbouw van bijvoorbeeld. meerdere materialen dit laten doen door het team en met handschoenen aan. Indien hulp van cursisten is vereist – advies is om zware materialen voor nu even niet in te zetten. Materialen dienen ontsmet te worden na gebruik.
• De kantines en terrassen moeten gesloten blijven, gebruik van toiletten sterk beperken, maar bij nood/waar nodig zorg voor desinfectiematerialen en laat mensen de toiletten extra schoon achterlaten.
• Geen mensen langs het veld mee laten kijken dus geen supporters.
• Indoorsportaccommodaties, binnenlocaties blijven vooralsnog gesloten, dit is bepaald door de overheid.
• enz.

Om dit op een verantwoorde manier te doen, waarbij u zeker weet dat u de regels van het Kabinet / RIVM goed hanteert / opvolgt, is door NOC*NSF / de sportbonden en VSG landelijk een protocol opgesteld: https://nocnsf.nl/sportprotocol.

c) Vertaal bovenstaand protocol naar de lokale situatie

Elke club en accommodatie is anders. Probeer het protocol om te zetten/te vertalen naar uw eigen lokale situatie. Check in dit proces ook de eventuele aanvullingen vanuit de Raad van Beheer. Bespreek het resultaat met de door de gemeente aangewezen persoon of organisatie. Mogelijk hebben zij aanvullende wensen en/of voorwaarden.

d) Stel trainingsschema’s op
Stel een schema voor de trainingen en activiteiten op. Zoek daar instructeurs /begeleiders bij. Informeer hen over de omstandigheden waarbinnen zij hun activiteiten moeten verzorgen. Realiseer u dat niet iedereen dit misschien kan of wil. Maar zorg in ieder geval voor, en/of denk na over:

- Spreiding van de lesuren zodat er geen drukte ontstaat, wellicht kleinere trainingsgroepen zodat niet het gehele veld vol staat.
- Ruime tijd tussen het wisselen van de verschillende trainingsblokken.
- Ruimte voor het betreden en weggaan van de cursisten op het veld en parkeerplaats.
- Parkeren met voldoende tussenruimte zodat je de 1,5 meter kunt aanhouden.
- De cursist/deelnemer komt alleen met zijn of haar hond, zonder partner en of kinderen.

e) Informeer, ondersteun en faciliteer je instructeurs/begeleiders/vrijwilligers
Bespreek met hen de geldende regels conform het door de club opgestelde protocol. Geef aan waar ze met vragen en opmerkingen terecht kunnen. Probeer met hen mee te denken waar het gaat om de inhoud van de trainingen, en hoe deze conform de geldende regels uit te kunnen voeren. Raadpleeg dan ook altijd de mogelijke updates vanuit de Raad van Beheer op dit gebied.

f) Informeer je leden en bepaal of je ook niet-leden gaat uitnodigen
Informeer de leden van uw club op de meest efficiënte manier; wijs met nadruk op de geldende regels en maak die voor hen al vroegtijdig inzichtelijk, zodat men goed voorbereid is.
Wanneer u ook niet-leden toegang gaat geven bij uw eigen club activiteiten, doe dit dan in overleg met bijvoorbeeld de afdeling sport en recreatie van uw gemeente.

g) Bereid op de accommodatie alles goed voor
Vooral bij de eerste activiteiten zal iedereen nog “zoekende zijn naar de wijze waarop het nu allemaal gaat”. Bereid dit als club goed voor. Denk hierbij aan voorschriften op het gebied hygiëne, routing op de accommodatie, zichtbaarheid van de voorschriften, toegang en gebruik van materialen enz. Realiseer u dat er altijd een herkenbare “corona-verantwoordelijke” bij activiteiten aanwezig moet zijn en dat u toegang heeft tot EHBO-kit en indien aanwezig de AED.
Veel aanknopingspunten hiervoor vind je in het al eerder genoemde sportprotocol.

h) Evalueer en stel bij
Kijk wat er goed is gegaan bij de eerste activiteiten en complimenteer de deelnemers en Instructeurs daarmee. Vraag wat ze lastig vinden en waar ze verbeterpunten zien; kijk of er binnen de richtlijnen/het protocol mogelijkheden zijn om dit te verbeteren/gemakkelijker te maken.

10. Waar kan ik hulp vinden?

a) Ondersteuning
Bij de voorbereiding van het openstellen van uw accommodatie kunt u dingen tegenkomen waarin het protocol en/of de informatie van de gemeente (nog) niet voorziet. Er is inmiddels een landelijke vragenlijst opgesteld waarin mogelijk al een antwoord op uw vraag te vinden is: https://nocnsf.nl/wat-doet-nocnsf/sport-en-maatschappij/coronavirus-en-sport-veelgestelde-vragen.
Ook kunt u het antwoord wellicht bij uw gemeente vinden.
Uiteraard kunt u ook het bureau van de Raad van Beheer vragen om met u mee te denken.

b) Tips en trucs
1. In elke gemeente is de ondersteuning van de clubs anders geregeld. Zijn er mogelijkheden voor ondersteuning vanuit de Sportservice/het sportbedrijf/de buursportcoach enz.
2. Kijk of u kunt samenwerken/samen op kunt trekken met andere clubs op je sportcomplex of met clubs uit uw omgeving die dezelfde sport(en) aanbieden. U zit immers in hetzelfde schuitje.
3. Niet alle instructeurs/begeleiders staan te springen om hun “oude rol” weer op te pakken. Zeker niet wanneer ze wat ouder zijn en/of direct of indirect met risicogroepen in contact staan. Bekijk of er mogelijk jeugdigen zijn die hun rol als begeleider over willen nemen.

 

Voor alles geldt: gebruik je gezonde verstand
De gezondheid van iedereen staat voorop. Laat dat in alle beslissingen waar u voor komt te staan de boven toon voeren.